Inleiding

SOEF gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van jou, jouw kinderen, websitebezoekers, medewerkers en eventueel andere personen van wie SOEF persoonsgegevens verwerkt. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 

Persoonsgegevens verwerken

SOEF verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Kind:

• Naam
• Geboortedatum
• Adres
• Geslacht
• BSN
• Gezinssamenstelling
• Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
• Noodtelefoonnummer ouder of voogd

Kind-dossiers bevatten de volgende persoonsgegevens

• Observaties (ruzies of onbehoorlijk gedrag en ongevallen) inclusief beeldmateriaal
• Formulier 10-minutengesprekken
• Verklaring medicijntoediening*
• Aftekenlijst medicijntoediening*
• Actieplan anafylaxie*
• Verslag oudergesprek
• Kind-verslag/groepsoverleg
• Verslaglegging meldcode 

*bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt met toestemming van de ouder/voogd.

 Ouder of voogd:

• Naam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Adres
• Telefoon
• Email
• BSN 
• Bankrekeningnummer

 

Doel persoonsgegevens verwerken

SOEF verzamelt persoonsgegevens van ouders en kinderen in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van ouders, kinderen, partners worden geregistreerd met als doel:

Identiteitscontrole

Wij controleren de identiteit van het kind en van de ouders/verzorgers, in het kader van onze wettelijke plicht. We bewaren geen kopie van het identiteitsbewijs, maar slaan wel het BSN-nummer op. Deze gegevens bewaren wij tot 7 jaar.

Daarnaast kunnen wij jou ter plaatse vragen om je te identificeren, bijvoorbeeld als een van onze medewerkers jou nog niet kent en zeker wil weten of je het kind mag ophalen. Deze gegevens worden niet opgeslagen.

Aanmelding

Via de website kun je jouw kind aanmelden voor onze BSO. Wij verwerken dan persoonsgegevens voor het in behandeling nemen van een aanmelding via de website ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een overeenkomst. Deze gegevens bewaren wij tot 2 jaar nadat de overeenkomst is geëindigd.

BSO

Om buitenschoolse opvang te kunnen aanbieden hebben wij gegevens van het kind en van de ouders/verzorgers nodig. Wettelijk gezien zijn wij verplicht een aantal zaken te registreren en 7 jaar te bewaren, in het belang van de begeleiding en ontwikkeling van het kind. Daarnaast hebben wij bankgegevens nodig in verband met de facturering en verwerken wij (nood)contactgegevens om de overeenkomst uit te kunnen voeren.

Gezondheidsgegevens verwerken wij alleen met toestemming en bewaren wij totdat het kind geen gebruik meer maakt van de BSO. Medicatiegebruik wordt verwerkt via een toestemmingsformulier medicatiegebruik en zelfzorgmiddelen.

Oudercommissie

Sommige ouders zijn aangesloten bij de oudercommissie. Van deze ouders verwerken wij contactgegevens en we delen deze contactgegevens ook op onze website met andere ouders. We bewaren deze gegevens tot het einde van het lidmaatschap van de oudercommissie.

Beeldmateriaal

Met jouw toestemming is het mogelijk dat wij jouw beeldmateriaal of dat van je kind gebruiken in onze commerciële uitingen (zoals onze website). Tijdens het intakegesprek krijgen ouders een formulier om toestemming te geven, waarbij vrij kan worden gekozen voor toestemming voor onder andere social media, website, nieuwsbrief of een reclame campagne/reclamedoek. Wil je toestemming intrekken en wil je ook dat we deze beelden verwijderen? Dan kun je dat uiteraard via e-mail of een brief aan ons verzoeken. Wij zullen deze beelden verwijderen. Houd er rekening mee dat toestemming niet met terugwerkende kracht kan worden ingetrokken.

Contact en klachtafhandeling

Je kunt ook vrijblijvend contact met ons opnemen via een contactformulier op de website, telefonisch of via e-mail. Wij verwerken jouw contactgegevens zodat wij jouw verzoek, klacht of vraag in behandeling kunnen nemen. Deze gegevens bewaren wij tot 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad.

Nieuwsbrief

Je kunt je aanmelden voor onze nieuwsbrief. We houden je dan via de online nieuwsbrief maandelijks op de hoogte van leuke nieuwtjes en ontwikkelingen over SOEF. Je kunt je altijd weer afmelden van de nieuwsbrief, door de link te gebruiken onderaan in de e-mail.

Cookies

Wij meten het websiteverkeer door middel van cookies. Functionele cookies zorgen dat de website werkt, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies werkt de website niet goed.

Statistische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, welke pagina’s goed werken en geven inzicht in hoe wij onze website kunnen verbeteren, door geaggregeerd gegevens te verzamelen en te rapporteren. Voor het meten en uitlezen van de statistieken hebben wij een gerechtvaardigd commercieel belang. Deze informatie blijft maximaal 2 jaar bewaard. 

Daarnaast kunnen wij (en onze marketingpartners) marketingcookies gebruiken via onze website. Marketingcookies (en vergelijkbare technieken) worden gebruikt om content en advertenties te personaliseren en om deze op het internetgedrag (op onze website en daarbuiten) van bezoekers af te stemmen. Marketingcookies volgen bezoekers over verschillende websites. Voor deze cookies vragen wij jouw toestemming via een cookiebanner. Deze informatie wordt maximaal 2 jaar bewaard.

Cookies verzamelen de volgende gegevens van websitebezoekers:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Taalvoorkeur
• Instellingen
• Geolocatie
• Voorkeuren en interesses

Wil je meer weten over het soort cookies, de bewaartermijn en de beschrijving van het doel van de cookie? Raadpleeg dan de cookie-informatie op de pagina ‘privacyverklaring’ op onze website. Hier kun je ook gegeven toestemming aanpassen. 

Verstrekken van persoonsgegevens 

SOEF verstrekt bepaalde persoonsgegevens aan derden op grond om de overeenkomst met de betrokkene voor te kunnen bereiden of uit te voeren, om aan een wettelijke verplichting te voldoen en/of om een overheidstaak goed te kunnen vervullen. Voor alle overige doeleinden van doorgifte zal SOEF eerst toestemming vragen. 

SOEF wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met de volgende derden:

• IT-dienstverleners (zoals de hostingpartij, de webbouwer)
• Onze cookiepartners (zie onderaan deze privacyverklaring)
• De leverancier van onze SaaS-services
• Accountant
• Bedrijfsarts
• Deurwaarder
• Belastingdienst
• GGD
• Gemeente
• Scholen
• Consultatiebureau

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast dat het met jou besproken is ook uit te wisselen met derden, zoals: Centrum Jong, Bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, VVE- coördinator, Intern Begeleider, algemeen maatschappelijk werk. Dit kan ook gaan om informatie over fysieke- en/of geestelijke verzorging, intelligentieontwikkeling, verschillende ontwikkelingsgebieden en gedragsontwikkeling.

Als we grote zorgen hebben over het welzijn van het kind en deze in gesprek met jou niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen en/of medewerkers dit vereist.

Wij zorgen ervoor dat wij jouw persoonsgegevens alleen doorgeven aan bedrijven of instellingen buiten de EER als er een passend beschermingsniveau is.

Beveiliging

SOEF verwerkt persoonsgegevens veilig. Dat betekent in elk geval dat schriftelijke documentatie met betrekking tot het kind-dossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten. De website is beveiligd middels TLS.

Privacyregels bij SOEF
Voor alle medewerkers van SOEF geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van kinderen en ouders, en natuurlijk van collega’s en andere contacten. Dit betekent dat:

• Privacygevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders;
• Buiten SOEF geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
• In notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
• Schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
• Schriftjes alleen door de ouders van het kind kunnen worden ingezien;
• Computers/laptops/IPads op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord.

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in (persoons)gegevens;
• Recht op rectificatie van gegevens;
• Recht op vergetelheid;
• Recht op beperking van en verzet tegen verwerking;
• Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid);
• Recht om toestemming in te trekken;
• Recht op bezwaar tegen profilering

SOEF reageert binnen 30 dagen op jouw verzoek. Deze termijn kan echter worden verlengd in verband met de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Klachten met betrekking tot privacy kunnen via de reguliere klachtenprocedure van SOEF geuit worden. De klachtenprocedure is te vinden op onze website. Ook heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).